Requisição de Material: Como Criar um Fluxo de Pedido, Aprovação e Entrega Sem Papel e Sem Telefone

Atualizado em 13 de maio de 2026 | Tempo de leitura: 12 minutos

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Quase todo almoxarifado bagunçado tem o mesmo gargalo: pedido de material chega por telefone, WhatsApp, papelzinho na mesa ou grito de corredor. Esse artigo mostra como montar um fluxo único de requisição, da pessoa que pede até a entrega registrada, sem depender da memória de ninguém.

1. Por que papel e WhatsApp não escalam

Em quase toda empresa que cresceu além da planilha, a rotina do almoxarife é parecida: o telefone toca, alguém manda uma mensagem no WhatsApp pedindo "duas luvas, urgente", outro funcionário aparece na porta perguntando se tem broca de 6mm. O almoxarife anota num caderno, num post-it, ou simplesmente entrega e tenta lembrar de dar baixa depois.

O problema dessa rotina não é o ritmo. É a informação que ela perde pelo caminho. Em particular:

• Quem pediu fica vago. "Foi o pessoal da manutenção" não é uma resposta auditável.
• O que foi pedido fica impreciso. "Aquela peça que você sabe" é o que sobra no fim do mês.
• A baixa atrasa. Quando o almoxarife volta para lançar o que entregou, metade já passou batido.
• A informação morre na pessoa. Se o almoxarife sai de férias, o substituto começa do zero.
• Não dá para cobrar excesso. Quando algum departamento consome três vezes mais material que os outros, ninguém consegue provar.

A solução não é "trabalhar mais rápido" nem "ter mais disciplina". É trocar o fluxo. Em vez de o almoxarife receber pedidos por canais diferentes e tentar consolidar tudo na cabeça, todo mundo passa a usar o mesmo caminho, e cada etapa fica registrada do começo ao fim.

2. As etapas de uma requisição bem feita

Independente de tamanho de empresa, o fluxo correto tem as mesmas etapas, na mesma ordem:

Pedido → Aprovação → Separação → Entrega → Registro de saída.

Cada etapa tem um responsável claro, e cada uma deixa um registro com data. Em uma empresa pequena, três dessas etapas podem ser feitas pela mesma pessoa em sequência. Em uma maior, cada uma fica com alguém diferente.

• Pedido: alguém precisa de material e abre uma requisição. Diz o que quer, quanto, e para qual destino.
• Aprovação: alguém com permissão decide se aquele pedido faz sentido. Pode aprovar, reprovar ou cancelar, com justificativa. Essa etapa é a única que pode ser dispensada por configuração quando a operação não exige filtro formal (mais sobre isso na seção 4).
• Separação: o almoxarife pega o material da prateleira de acordo com a requisição.
• Entrega: o material vai para mão de quem pediu (ou de quem foi designado a buscar).
• Registro de saída: a baixa no estoque é feita a partir da requisição. Não é um evento separado.

O ganho desse desenho não é só organização. É que cada movimento de saída do estoque passa a ter um documento que liga material a uma pessoa, um departamento, um local e uma data. Quando der diferença no inventário, dá para voltar atrás.

3. Quem pede: cadastre todo mundo, não filtre

O erro mais comum quando uma empresa adota um sistema de almoxarifado é cadastrar só dois ou três funcionários como requisitantes e seguir recebendo o resto dos pedidos por WhatsApp. O motivo costuma ser financeiro: a empresa entende que cada cadastro vai custar dinheiro, e tenta segurar a base no menor número possível.

Em um sistema bem desenhado, isso não deveria existir. Requisitante não é a mesma coisa que usuário cobrado. Requisitante é qualquer funcionário que pode precisar de material: mecânico, operador, encarregado de obra, gerente, enfermeiro, motorista, faxineira, secretária, diretor. Todos eles podem ser cadastrados, e essa quantidade não deveria afetar o preço do sistema.

No Almoxarifado Online, por exemplo, requisitante é ilimitado em todos os planos. O que conta como acesso pago é o almoxarife e o administrador, ou seja, quem controla o estoque, não quem pede.

E o sistema desktop instalado em cada máquina?

Sistema de almoxarifado desktop, daqueles que precisam ser instalados em cada computador que vai acessar, faz essa conta ficar pior. Cada novo requisitante exige uma instalação a mais: técnico vai até a máquina, baixa o programa, configura a conexão com o banco, testa, e só então o funcionário consegue abrir uma requisição. Quando sai uma versão nova, o mesmo trabalho se repete em todas as máquinas. Quando o computador do encarregado é formatado, ou ele troca de notebook, instala-se de novo. Em uma empresa com vinte pessoas que precisam pedir material, isso vira um trabalho permanente de TI.

Em um sistema online, isso some. O requisitante abre o navegador, entra com o login dele, e está pronto. Não tem instalação, não tem atualização local, não tem dependência da máquina específica. Se a máquina foi formatada hoje, ele acessa do celular ou do computador do colega no minuto seguinte. Se saiu uma versão nova do sistema, ela já está lá para todo mundo na próxima vez que abrir.

Esse detalhe muda o cálculo de cadastrar requisitante. Sem custo de instalação, sem custo de manutenção, e (no modelo certo) sem custo de licença por cabeça, não sobra razão para deixar gente de fora.

Vincule cada requisitante a Local e Departamento.

Cadastrado o requisitante, cada um recebe um vínculo a um Local (filial, obra, unidade) e a um Departamento (manutenção, produção, administrativo, frota). Esse vínculo é o que vai permitir, mais tarde, responder perguntas que hoje você não consegue responder: "quanto de material a obra Edifício X consumiu no último mês?", "qual departamento gasta mais com EPI?", "qual unidade pede mais ferramenta?".

Com login ou sem login: a empresa escolhe.

Requisitante pode ter login no sistema ou não. Em empresas onde a maior parte do pessoal trabalha em chão de fábrica, oficina ou canteiro de obra, dar login para cada um pode não fazer sentido. Nesses casos, o requisitante existe como cadastro, mas é o almoxarife quem lança a requisição em nome dele. O fluxo continua o mesmo, e o histórico continua atribuído à pessoa certa.

Onde faz sentido (escritórios, gerentes, encarregados, pessoal administrativo), o requisitante recebe login e abre o próprio pedido sem precisar passar pelo almoxarife. É aí que o telefone para de tocar.

Use o campo de observações da requisição.

Cada requisição tem um espaço livre para quem pede escrever contexto, e ele resolve dois problemas de uma vez. Para o gestor que vai aprovar, é onde aparece o motivo do pedido ("troca preventiva da Kombi XYZ-1234 antes da viagem"). Para o almoxarife que vai separar, é onde se elimina dúvida quando o item tem variação ("graxa azul, a do estoque novo"). A observação fica registrada junto da requisição, e mais tarde, quando alguém abrir o histórico daquele pedido, o contexto que justificou o material está ali, sem depender da memória de ninguém.

4. A aprovação: quem libera e o que pode reprovar

Quando a operação adota aprovação, ela funciona como filtro que evita que o estoque vire balcão de loja, onde qualquer um pega o que quer. Quem aprova não precisa ser um cargo fixo. Depende do tamanho e da cultura da empresa:

• Em empresa pequena, o próprio almoxarife aprova: ele recebe o pedido, valida que faz sentido e separa.
• Em empresa média, o gestor de cada departamento aprova os pedidos do próprio time antes de chegar no almoxarifado.
• Em empresa grande ou em itens caros, vale uma segunda aprovação por algum responsável de compras, controladoria ou direção.

A aprovação não é "tudo ou nada". As três ações que valem a pena estarem sempre disponíveis são:

• Aprovar: o pedido segue para separação e entrega.
• Reprovar: o pedido não vai acontecer. Pode ser por estar exagerado, fora de escopo, fora de orçamento, ou simplesmente errado. A reprovação fica registrada, com motivo, e o requisitante consegue ver.
• Cancelar: o próprio requisitante desistiu, ou o pedido virou desnecessário antes da separação. Diferente de reprovar porque é iniciativa de quem pediu, não de quem libera.

O que importa é que cada uma dessas decisões fique gravada, datada e atribuída a uma pessoa. No fim do mês, dá para dizer quantas requisições foram aprovadas, quantas foram reprovadas e por quem. Isso ajuda a entender se o filtro está apertado demais, frouxo demais, ou no ponto.

Aprovação obrigatória ou flexível: a empresa escolhe.

Nem toda empresa quer (ou precisa) de um filtro formal antes de cada entrega. Em algumas operações, a aprovação faz parte da cultura: nada sai sem o "OK" do gestor. Em outras, a confiança no time é grande, o material é barato, e exigir aprovação para cada parafuso vira burocracia pura. Os dois modelos são legítimos, e o sistema deveria caber nos dois.

No Almoxarifado Online, isso é uma configuração. Você decide se a entrega só pode ser marcada quando a requisição estiver aprovada (o caminho rígido, em que o almoxarife não consegue baixar o estoque sem o "OK" de quem libera) ou se a entrega pode acontecer direto, sem aprovação intermediária (o caminho flexível, em que a requisição já entra valendo e o almoxarife separa na hora). Em qualquer um dos modos, a requisição em si continua existindo, com requisitante, itens, quantidades, local e departamento. O que muda é se ela precisa ou não passar pelo crivo de alguém antes de virar saída de estoque.

Em geral, o caminho rígido faz mais sentido quando há gestor de departamento que controla o consumo do próprio time, quando o orçamento é apertado, ou quando os itens são caros. O caminho flexível faz mais sentido em empresas pequenas onde almoxarife e gestor são a mesma pessoa, ou em rotinas onde a requisição é praticamente um aviso ("vou pegar isso") em vez de um pedido sujeito a análise. Você não precisa decidir para sempre, e nada impede de começar flexível e apertar depois, quando a operação crescer e a aprovação virar necessária.

5. Separação e entrega no físico

Aprovada (ou liberada direto, no modo flexível), a requisição vira ordem para o almoxarife. Ele imprime, abre na tela, ou simplesmente lê a lista do que precisa ser separado. Aqui entra o ganho prático de ter feito a lição de casa nas etapas anteriores: endereçamento de prateleira, código interno curto, descrição padronizada, unidade de medida única. Com isso, separar uma requisição com dez itens diferentes vira tarefa de minutos, não de meia hora.

Duas regras que valem para qualquer empresa:

• Separe na ordem em que as requisições chegaram. Sem favorito. Se houver urgência real, marca-se no ato da abertura ou da aprovação, não na hora da separação.
• Confira o que está saindo contra a requisição. Se faltou um item em estoque, registra a entrega parcial, não a entrega completa. Senão o sistema vai dizer que entregou e o requisitante vai dizer que não recebeu.

Em empresas com mais de um almoxarifado, a separação fica restrita ao estoque ao qual o requisitante está vinculado. Isso evita que alguém da manutenção peça material da farmácia sem querer, ou que o pneu da oficina seja entregue como se fosse da obra. Cada estoque tem seu almoxarife, suas permissões e seu fluxo.

6. O comprovante com assinatura

Tirar o papel do pedido é o primeiro objetivo (acabar com post-it, papelzinho na mesa e "anota aí"). Mas no momento da entrega, um papel impresso ainda ajuda. Não pelo papel em si, mas pela conferência e pela assinatura.

A requisição impressa, com lista de itens, quantidades, requisitante, departamento, local, data e um campo de assinatura no final, vira o documento de entrega. O requisitante assina ao receber, e o papel volta para pasta do almoxarifado.

Por que isso ainda importa? Por três motivos:

• Conferência na hora da entrega. Boa parte das entregas não acontece no balcão do almoxarifado. Acontece em campo: na obra, na oficina, no setor de produção, dentro do veículo, no canteiro. Com o papel na mão, quem recebe consegue bater item a item, marcar o que veio e o que faltou, e devolver assinado. Sem o impresso, a conferência depende de tela de celular, sinal de internet e boa vontade, o que normalmente vira "depois eu confiro" e nunca acontece.
• Prova em caso de auditoria ou questionamento. O papel assinado mostra que o material foi recebido pela pessoa certa, na data certa.
• Responsabilidade. Quando o requisitante sabe que vai assinar, ele pensa duas vezes antes de pedir o que não precisa. E pensa três vezes antes de "perder" o item que recebeu.

7. Casos que merecem regra diferente

O fluxo padrão resolve a maior parte das requisições. Alguns tipos de item, porém, pedem uma regra extra. Dois casos vale destacar:

Itens caros ou rastreáveis.

Pneu, ferramenta, equipamento, peça de reposição cara. Para esses, vale exigir, no momento da requisição, em qual veículo, obra, máquina ou imóvel o material vai ser aplicado. No sistema, marca-se o produto como "aplicação obrigatória" e ninguém consegue concluir a saída sem informar o destino. Resultado: você passa a saber não só "saiu pneu para oficina", mas "saiu pneu para Kombi placa XYZ-1234". E quando alguém perguntar quanto custou manter aquela Kombi rodando no ano passado, a resposta sai do relatório, não da memória.

Ferramentas e equipamentos que precisam voltar.

Furadeira, marreta, andaime, multímetro. Itens que não são consumidos, são usados e devolvidos. No cadastro, marca-se o produto como não consumível. Quando ele sai por requisição, fica registrado como "em uso" com quem retirou. Quando volta, lança-se a devolução e ele entra de novo no estoque disponível. Esse controle simples elimina o sumiço silencioso de ferramenta, que é a categoria onde mais material "evapora" sem ninguém perceber.

Tem ainda um detalhe que faz diferença na prática: ao dar saída de um item não consumível, o sistema obriga a informar a data prevista de devolução. Não é um campo opcional que cai no esquecimento; é uma exigência da própria operação de saída. Resultado: cada ferramenta emprestada tem prazo, e o relatório de "não devolvidos" mostra rapidinho quem está com o que e há quanto tempo está fora do prazo. Quando o almoxarife olha a lista no fim da semana, em vez de lembrar de cabeça quem pegou o que, ele já sabe para quem cobrar.

8. O que mudar para começar amanhã

Se você está saindo de um cenário onde o pedido chega por WhatsApp, telefone, papel solto e grito de corredor, a mudança não precisa ser radical. Cinco passos resolvem a maior parte:

1. Cadastre todos os requisitantes. Mesmo quem hoje só pede de boca. Vincule cada um ao seu Local e Departamento.
2. Defina quem aprova (opcional, mas recomendado). Pode ser o gestor de cada área, o próprio almoxarife, ou os dois em sequência. Se a sua operação dispensa o filtro formal, configure o sistema para entregar direto, sem aprovação intermediária. Se decidir adotar, escreva a regra e divulgue.
3. Combine que, a partir de uma data, nenhum material sai sem requisição. Sem exceção para diretor, sem exceção para pedido de última hora. Quem precisar de algo, abre o pedido. Mesmo que pareça burocracia no começo.
4. Marque os itens que precisam de regra especial. Aplicação obrigatória para os caros e rastreáveis. Não consumível para as ferramentas. Lote e validade onde se aplicar.
5. Imprima a requisição na entrega. Crie o hábito de o requisitante assinar.

Nas primeiras semanas, vai ter atrito. Alguém vai aparecer no balcão sem requisição querendo "só uma broca rapidinho". Se você ceder uma vez, está perdido. Se segurar firme por um mês, o hábito vira norma, e a pergunta "esse material saiu pra quem?" para de aparecer.

Resumo

1. Papel, telefone e WhatsApp não escalam. Apagam quem pediu, o que foi pedido, e quando.
2. O fluxo tem as mesmas etapas, na mesma ordem: pedido, aprovação (quando há), separação, entrega, registro de saída.
3. Cadastre todo requisitante. Em um sistema bem desenhado, isso não custa nada e gera rastreabilidade por Local e Departamento.
4. A aprovação pode ser obrigatória ou flexível, configurável no sistema. Quando há aprovação, ela tem três caminhos: aprovar, reprovar com motivo, cancelar a pedido de quem abriu.
5. Separação e entrega seguem a ordem das requisições. Entrega parcial é registrada como parcial.
6. Imprima a requisição com campo de assinatura. Serve para conferência na hora da entrega (especialmente em campo), prova em auditoria e freio de pedido descontrolado.
7. Itens caros e rastreáveis vão com aplicação obrigatória. Ferramentas vão como não consumíveis, com data prevista de devolução.
8. A regra é simples: nada sai sem requisição. Sem exceção. Em um mês, o hábito está formado.

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